Qualquer cidadão brasileiro, independente da profissão, está acostumado a lidar com as notas fiscais no seu dia a dia, no papel de consumidor. Notas fiscais são documentos muito importantes para o comércio e as empresas e, geralmente, têm a função de registrar uma transferência de propriedade sobre uma mercadoria ou bem, ou atividade comercial. Nas situações em que a nota fiscal registra transferência de valor monetário entre as partes, ela também cumpre o papel de documentar, para fins tributários, a circulação de mercadorias ou a prestação de serviços ocorrida entre as partes.  A sua não emissão caracteriza sonegação de impostos.

Pouco tempo atrás era comum você chegar a uma loja e, depois da compra, aguardar o vendedor retirar o "talão de notas fiscais" da gaveta e preencher sua nota manualmente. Isso agora é coisa do passado. Hoje, todos os estabelecimentos comerciais são obrigados a emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ela substitui a nota fiscal física impressa em papel e tem todos os dados referentes à operação, como emissor e destinatário, impostos e produtos transmitidos para a Secretaria da Fazenda.

Por se tratar de um documento obrigatório para todas as empresas, hoje, mais do que nunca, as mesmas devem buscar a modernização do seu negócio, inclusive a emissão das notas fiscais, com o auxílio do certificado digital.

Por ser um modelo digital, a NF-e facilita a gestão, reduz custos e torna os procedimentos de venda de mercadorias e/ou serviços menos burocráticos. Além disso, ela ainda possui vários outros benefícios, como serão demonstrados mais adiante.

⚠ Fique atento:

Vale ressaltar que, para fins de recolhimento fiscal, notas e cupons fiscais têm a mesma finalidade: ambos são documentos obrigatórios que as empresas são obrigadas a emitir num ato de compra. A diferença entre ambos reside em termos de garantia do produto: em alguma assistência técnicas autorizadas, por exemplo, só é aceito a nota fiscal, por vir com os dados completos do consumidor. No caso do cupom, essas informações não são explicitadas.

De acordo com a Lei Federal nº 8.846, de 24 de janeiro de 1994, todo consumidor tem direito a receber Nota Fiscal, portanto, todas as empresas e até mesmo as usuárias de processamento eletrônico são obrigadas a emitir Nota Fiscal. A exceção é feita a empresas que atuam em alguns setores não listados pelas Secretarias da Fazenda estaduais ou municipais e também para os Microempreendedores Individuais (MEI).

QUAIS SÃO OS TIPOS DE NOTAS FISCAIS E QUAIS AS PRINCIPAIS DIFERENÇAS ENTRE ELES?

Conheça os tipos de notas fiscais e suas diferenças:

✔ NFe - Nota Fiscal Eletrônica

Trata-se do modelo mais comum de Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e pode ser utilizada tanto nas lojas do comércio como também nas compras pela internet nas lojas virtuais, também conhecidas como e-commerces. Seu uso estende-se a transações de importação e exportação, de comércio interestadual e, ainda, à operação de transferência de mercadorias entre estoques de uma mesma empresa.

✔ NFS-e - Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

Diferente da Nota Fiscal Eletrônica, a Nota Fiscal de Serviços é destinada exclusivamente às transações de prestação de serviços. Escritórios de contabilidade, oficinas mecânicas e qualquer empresa que não venda produtos físicos devem utilizar a NFSe. Além de impostos estaduais e federais, incide sobre as NFSe o ISS (Imposto sobre Serviços) devido aos municípios.

✔ NFC-e - Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica

Esse é o modelo de nota fiscal mais usado. É o famoso cupom fiscal que você recebe no balcão de qualquer loja, logo após concluir a compra. Esse modelo veio para substituir os antigos talões de notas citados na introdução deste tópico. A NFC-e pode ser usada tanto na compra de produtos físicos, substituindo a NFe, como na compra de um serviço, pois tem o mesmo valor fiscal da NFSe. O cupom fiscal é totalmente digital e contém todas as informações necessárias sobre a transação comercial.

✔ NFe Conjugada

Se a sua empresa é do tipo que comercializa produtos e presta serviços simultaneamente, a Nota Fiscal Eletrônica Conjugada será a nota a ser utilizada. Exemplo: oficinas eletrônicas, que vendem as peças de reposição, como também prestam o serviço de reparo ou manutenção. Na Nota Fiscal Eletrônica Conjugada incidirão tanto os impostos federais e estaduais como o ISS - Imposto Sobre Serviços devido aos municípios.

✔ DANFe - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) não possui valor fiscal, pois não é nada mais que uma representação impressa e simplificada das notas fiscais eletrônicas. É utilizado geralmente para acompanhar o transporte de mercadorias e eventuais fiscalizações durante o trajeto.

COMO FUNCIONA O PROCESSO EMISSÃO DE NF-E E QUAIS OS SEUS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS?

Para emissão da nota fiscal, se sua empresa for do ramo comercial ou industrial, você precisa ter uma inscrição estadual, solicitada automaticamente durante o processo do CNPJ na Receita Federal. Depois, basta verificar se está obrigado a emitir notas fiscais eletrônicas ou não. Caso esteja, é preciso se habilitar na SEFAZ - Secretaria da Fazenda e procurar um sistema que possa apoiar na emissão destes documentos. Se a sua empresa for de serviços, a autorização ou a emissão eletrônica será feita pelo site da prefeitura no município onde você está estabelecido.

Apesar de todas as vantagens e facilidades da Nota fiscal eletrônica, lembramos que é sempre importante contar com o auxílio do contador, pois é ele quem vai orientá-lo como gerir o seu empreendimento da melhor forma.

Dentre os principais benefícios da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), podemos destacar:

?Aumento da velocidade de transmissão da informação;

?Simplificação do processo e a preservação do meio ambiente já que a impressão física do documento não é necessária;

?Redução de custos do papel e do transporte da documentação fiscal;

?Descontos no IPTU e ICMS para o Contribuinte Vendedor (em certos casos);

?Redução de erros no processo;

?Maior credibilidade e transparência no processo fiscal;

?Melhoria do controle do negócio e diminuição da sonegação fiscal;

?Incentivo às vendas pela internet e a utilização de novas tecnologias.

O QUE EU PRECISO SABER PARA EMITIR NOTAS FISCAIS NA MINHA EMPRESA?

Um dos fatores determinantes para o processo da nota é saber qual é o tipo de enquadramento da empresa e o tipo de nota fiscal.

O tipo de nota depende do que você precisa formalizar, podendo ser:

✔ Notas de Produto, para bens e mercadorias;

✔ Notas de Serviço, para prestação de serviços

✔ Nota ao Consumidor ou Cupom Fiscal, usada do varejo, sem identificação do comprador.

⚠ Fique atento:

Desde o fim do emissor gratuito de notas do Sefaz, todos precisam usar um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Existem vários sistemas gestores no mercado, alguns gratuitos e outros com custos reduzidos. A dica é buscar o que esteja mais adequado às características e condições econômicas de sua empresa. Certamente é um investimento que vai valer à pena.

A MINHA EMPRESA PRECISA DE UM CERTIFICADO DIGITAL?

Todas as empresas obrigadas aos regimes de Lucro Presumido e de Lucro Real, incluindo aquelas que emitem Nota Fiscal eletrônica (NF-e), precisam do certificado digital, que funciona como uma assinatura ou identidade eletrônica e serve para confirmação da autenticidade de documentos e declarações.

O certificado é o dispositivo que garante segurança e integridade dos dados na hora de emissão da sua NFe, pois tem validade jurídica e fiscal e hoje é exigido pela Receita Federal e outros órgãos públicos.

Existem dois tipos de Certificado Digital:

✔ Certificado A1 - Emitido e armazenado no computador ou no dispositivo móvel (smartphone ou tablet), com validade de um ano.

✔ Certificado A3 - Emitido e armazenado na mídia criptográfica (Cartão ou Token)

A nota fiscal eletrônica apenas poderá ser assinada por pessoa jurídica, utilizando um dos tipos de certificado, A1 ou A3. As principais diferenças entre os certificados A1 e A3, além da validade já explicada acima, são a geração e o formato de armazenamento das chaves criptografadas. No A1 o par de chaves (pública/privada) é gerado diretamente no computador, no momento em que o usuário solicita a emissão do certificado. Já no certificado A3, o par de chaves é gerado em um meio específico, que pode ser um token ou um cartão inteligente. Nesse caso, a chave privada não pode ser exportada, reproduzida ou mesmo copiada para qualquer outro tipo de dispositivo, como no modelo A1.

O certificado digital A3 tem muito mais chances de erro na emissão e consulta da Sefaz, como:

?Problemas na comunicação entre certificado e módulo de segurança;

?Problemas na instalação do certificado digital;

?Versão do Java no computador do usuário;

?Driver necessário para conexão com o certificado, entre outros.

O certificado digital não reconhecido, neste caso, também pode ocorrer devido a problemas na porta USB utilizada, ou o próprio equipamento (token ou cartão) pode ter sofrido avarias, por ter circulado na empresa de maneira insegura.

⚠ Atenção:

Não confunda certificado digital com senha web. A senha web é apenas uma forma de limitar o acesso de um sistema de informação e é muito utilizada em transações eletrônicas.

Você só está livre da obrigatoriedade do certificado digital se a sua empresa atender a estas três condições:

   1. Possuir menos de cinco funcionários;

   2. For adotante do Simples Nacional;

   3. Não emitir notas fiscais eletrônicas.

QUAIS AS PRINCIPAIS DIFERENÇAS ENTRE NOTA FISCAL, DANFE E XML?

A Nota Fiscal eletrônica é o documento que registra operações comerciais. É emitido e armazenado eletronicamente e a validade jurídica da NFe é garantida pela assinatura digital do remetente.

O DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) é um layout com o resumo das informações presentes na Nota Fiscal eletrônica. O DANFe não possui validade jurídica, mas deve ser impresso para acompanhar o frete de uma mercadoria.

Já o arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica é o documento que possui validade jurídica. Ele dispensa impressão, pois é justamente armazenado e entregue em escriturações para a Secretaria da Fazenda e Receita Federal de forma digital.

COMO EMITIR NOTA FISCAL AVULSA?

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é um serviço facultativo e gratuito, que permite ao usuário, pessoa física ou jurídica não contribuinte do ICMS, ou que não esteja, pelo ramo de sua atividade, obrigado à emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), emitir o documento fiscal pela Internet com o intuito de registrar a operação comercial. Logo, uma NFA-e é um documento fiscal legalmente constituído para fins fiscais, devendo receber o mesmo tratamento de notas fiscais modelo 1/1A. Para emitir a NF-e você precisa, antes de tudo, solicitar credenciamento na Sefaz. Na sequência, adquirir um sistema emissor de CTe, ter acesso à internet, adquirir a certificação digital e, por fim configurar a empresa.

Feito isto, você está pronto para emitir a nota, porém, durante o processo de emissão, podem surgir problemas como atualização do Java ou ainda diversas mensagens de erros, tais como erro Unable to launch no download do emissor de NF-e, mensagem de rejeição 245 (CNPJ do emitente não cadastrado), erro na conexão durante o processo, entre outros.

FACILITE SUA VIDA DE EMPREENDEDOR

Como vimos a NF-e serve para formalizar qualquer transação que envolva um prestador de serviços ou vendedor de mercadorias, e um comprador; seja ele uma pessoa física, jurídica ou um órgão público federal, estadual ou municipal.

A nota fiscal eletrônica revolucionou os processos tributários no Brasil e diminuiu a burocracia, já que as transações podem ser realizadas pela internet. Porém, a complexidade ainda é uma barreira que faz muitos empreendedores perderem horas para conseguir emitir as notas.

Se você é MEI e quer saber mais informações sobre como emitir a sua NF-e, acesse: 

Para saber mais sobre NF-e e outras informações que podem te ajudar na gestão da sua empresa, acesse nosso site e redes sociais. Lá você vai encontrar um conjunto de conteúdos de diferentes temas. 

Esperamos que este conteúdo te ajude a entender um pouco mais sobre e-commerce e com investir deste modelo de vendas. Desejamos sucesso na sua jornada empreendedora!??