Qual a importância da análise SWOT para uma empresa?

Entender os riscos e oportunidades que interagem com a realidade de uma empresa é fundamental para planejar melhor os passos seguintes e tomar sempre as decisões estratégicas mais assertivas. A compreensão das forças e das fraquezas de um empreendimento, da mesma forma, ajuda em um posicionamento organizacional mais alinhado à realidade do mercado.

Mas como é possível, afinal, entender forças, fraquezas, oportunidades e ameaças? Em que momento esta reflexão deve ser feita, e de que maneira? Como isso pode ser sistematizado em um documento e quais membros da empresa devem ter acesso a ele? Quem pode fazer este estudo, nossa própria equipe ou alguém de fora?

Quando falamos de análise SWOT ou FOFA, traduzido para o português, quase todo mundo tem alguma noção do que se trata esta ferramenta, mas nem todo mundo entende verdadeiramente como utilizar e, principalmente, como elaborar esta ferramenta tão importante para o planejamento estratégico de um empreendimento.

Neste artigo, falaremos de maneira bastante aprofundada sobre a Análise SWOT. Este assunto é muito relevante para a gestão de um negócio.

Por isso, é muito importante que você o leia do começo ao fim, com atenção. Não deixe de tomar notas!

Por isso, sem mais delongas, vamos ao conteúdo. Desejamos uma boa leitura!

O que é Análise SWOT?

A Análise SWOT é um instrumento muito útil de gestão e planejamento empresarial. SWOT é a sigla para “Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats”, ou “Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças” em português, de onde vem a sigla FOFA, que também pode ser utilizada por algumas empresas.

Esta análise é um sistema relativamente simples de avaliação situacional de um empreendimento. Suas origens remontam às pesquisas em Administração da Universidade de Stanford nos anos 1960 e 1970. Antes disso, as empresas já realizavam análises situacionais, mas de maneira menos sistematizada, levando em conta os fatores separadamente.

Um dos diferenciais da Análise SWOT está justamente no fato de que nela os quatro podem ser facilmente relacionados. Isso torna a sua elaboração, o seu manuseio e seu uso muito mais simples e ágil, permitindo ações mais efetivas por parte da equipe de gestão e dos times operacionais.

Além disso, a Análise SWOT também apresenta como vantagem a sua simplicidade. Embora a responsabilidade de sua elaboração costuma ficar com gestores ou consultores independentes, normalmente uma Análise SWOT é construída de maneira coletiva e colaborativa entre membros da empresa com diferentes níveis hierárquicos, o que fornece também inputs positivos para o clima organizacional.

Além de sua simplicidade, realizar uma Análise SWOT também costuma ter baixos custos, uma vez que ela envolve principalmente recursos internos da empresa ou dados que, em grande parte, são públicos e relativamente fáceis de encontrar. O maior desafio é a interpretação correta destas informações e utilizá-las de maneira estratégica na gestão da empresa.

Destrinchando a Análise SWOT

Agora que já sabemos mais ou menos do que se trata a Análise SWOT, vamos detalhar minuciosamente cada um dos seus quatro itens, com exemplos práticos para facilitar a sua compreensão. É muito importante entender com precisão cada um destes fatores, pois isso irá permitir a elaboração de uma análise SWOT muito mais completa para o seu negócio.

Embora a Análise SWOT seja um instrumento relativamente simples de planejamento empresarial, compreendê-la completamente exige atenção. ????Por isso, entenda cada um de seus itens a seguir:

??Strenghts - Forças: o que a sua empresa tem de bom

Quais são as forças da sua empresa? Este item da análise SWOT tem a função de apurar o que o seu empreendimento tem de bom e que seja responsabilidade exclusividade dela mesma. Ou seja, as forças são os fatores internos de sua empresa que tem o potencial de beneficiá-la frente à concorrência ou atrair mais clientes.

As forças de uma organização precisam ser, na medida do possível, muito bem aproveitadas, potencializadas, exploradas e expandidas, sempre ao menor custo possível. Por isso, é de grande ajuda conhecê-las, descrevê-las e atribuir o seu peso ao negócio. Como uma força é algo inerente ao seu negócio, só depende da sua própria empresa trabalhar com ela adequadamente, sem interferências externas.

????Agora vamos dar três exemplos diferentes de Forças dentro de uma empresa.

✅Exemplo 1: a localização física de um empreendimento costuma ser um fator sempre associado a uma força. Por exemplo: um supermercado que esteja localizado no centro de uma vizinhança populosa de classe média. Um posto de gasolina que esteja localizado às margens de uma rodovia ou avenida movimentada. Uma loja de conveniências que seja instalada em um calçadão, estação de ônibus ou metrô.

✅Exemplo 2: uma logística sofisticada costuma ser uma grande força para a maioria das empresas. Quando uma rede de varejo com vendas presenciais e e-commerce espalha distribuidores e transportadores ao longo de todo o país, por exemplo. Estar em um local de onde é fácil acessar diferentes modais de transporte ou contar com uma vasta rede de parceiros logísticos que facilitam a prestação de serviços ou a venda de produtos, independentemente do lugar.

✅Exemplo 3: a tradição ou a boa reputação de uma marca também é uma força. Este é um capital imaterial, difícil de atribuir valor, mas que todo empreendedor sabe que confere força a um empreendimento. Reflita conosco: quando falamos em refrigerante, qual é a primeira marca que vem à sua cabeça?

E quando falamos em cigarros? Esponja de aço? Macarrão instantâneo? Provavelmente pensamos nas mesmas marcas. Para estes empreendimentos, a marca é uma força em si só. Os exemplos aqui tratam de grandes empreendimentos, mas isso também acontece em uma esfera regional ou local com micro, médios ou empreendimentos de pequeno porte.

??Weakness - Fraquezas: o que a sua empresa precisa melhorar

Quando falamos de Fraquezas, estamos tratando de alguns fatores de sua empresa que precisam ser superados ou aprimorados o mais rápido possível, o quanto for possível. Podemos dizer que as Fraquezas são o total oposto das forças, ou seja, problemas internos de sua empresa que cabe apenas a ela mesma resolver.

Fraquezas podem ser responsáveis por prejuízos, por cessar lucros ou por reduzir a capacidade da empresa em competir no mesmo nível com a concorrência. Podemos dizer seguramente que toda empresa possui fraquezas, mesmo as mais sólidas ou as maiores. O desafio é, ao máximo possível, eliminar essas fraquezas e transformá-las em forças.

????Para aprimorar a compreensão, seguem agora três exemplos de fraquezas que podem acometer diferentes empreendimentos.

✅Exemplo 1: a localização de uma empresa pode não ser apenas uma força, mas também pode ser uma fraqueza. Se ela estiver geograficamente distante do polo consumidor, ou for dificilmente acessada por vias de tráfego ou transporte público, a localização do seu negócio pode jogar contra ele. Uma forma de solucionar esta fraqueza é mudar de prédio ou passar a comercializar produtos e serviços que tenham apelo ao público das redondezas, caso seja viável.

✅Exemplo 2: os colaboradores são um dos principais ativos de qualquer empresa. Por isso, se a sua empresa tem uma alta taxa de rotatividade, ou seja, precisa ficar demitindo e contratando empregados o tempo todo, isso é uma fraqueza. Demitir, contratar, treinar e habilitar funcionários custa caro. Por isso, uma equipe pouco engajada, mal preparada ou sem qualificação suficiente pode ser uma fraqueza séria para seu empreendimento. Invista em ações na área de RH para reduzir o impacto desta fraqueza sobre o negócio.

✅Exemplo 3: nos tempos de hoje, quase todo empreendimento precisa ter uma boa presença virtual para conseguir fazer bons negócios. Se a sua empresa ainda está fora da internet, ou possui uma presença restrita que não é eficiente em fechar negócios, esta é uma fraqueza relevante, que pode estar fazendo o seu empreendimento perder dinheiro para a concorrência, tornando-se obsoleto e levando prejuízos evitáveis. Uma forma possível de superar esta fraqueza é investir em tecnologia, redes sociais e estruturas online para o seu negócio captar clientes ou realizar mais atendimentos também a partir da internet.

??Opportunities - Oportunidades: como as circunstâncias jogam a seu favor

As oportunidades são eventos, circunstâncias ou contextos externos que podem beneficiar a sua empresa de alguma maneira. Como o nome sugere, as oportunidades não podem ser controladas diretamente pela sua empresa, mas elas podem e devem ser aproveitadas pelo seu empreendimento com estratégias assertivas que permitam ao seu negócio surfar em boas ondas.

Identificar, aproveitar e, se possível, prever oportunidades pode ser um diferencial importante para que uma empresa tenha um bom desempenho, expanda os seus negócios, amplie suas vendas e consiga obter mais lucro a curto, médio e longo prazo. Por isso, a visão ampla do empreendimento e seus arredores é fundamental.

????Veja agora três exemplos de oportunidades que podem privilegiar a sua empresa e que devem ser aproveitadas de maneira assertiva.

✅Exemplo 1: isenções de impostos são boas oportunidades que podem muito bem ser aproveitadas por sua empresa. Muitos setores são considerados estratégicos pela Receita, e acabam recebendo isenções fiscais permanentes. Outras áreas podem receber isenções fiscais temporárias, mas que também representam uma boa oportunidade. Um adendo aqui é: se você recebeu isenção fiscal, provavelmente a concorrência também. Por isso, cuidado.

Como aproveitar? Faça promoções para os produtos e serviços contemplados pelo benefício. Anuncie os preços reduzidos ou aproveite o momento para adquirir estoque pagando menos.

✅Exemplo 2: seu público-alvo recebeu um benefício do governo, como PIS ou auxílio-emergencial. Em um momento como esse, os seus consumidores estão com mais dinheiro no bolso e podem estar mais dispostos a comprar. É uma boa oportunidade para o seu empreendimento lucrar mais e aumentar a competitividade da sua empresa.

Como aproveitar? Identifique os produtos com maior giro entre o público beneficiado e realize promoções para potencializar vendas. Compre estoques antecipadamente para evitar desabastecimento e prepare o estabelecimento para o alto fluxo de vendas.

✅Exemplo 3: a economia nacional e mundial oscila diariamente. Entretanto, algumas oscilações podem representar uma boa oportunidade para o seu empreendimento. Basta lê-las adequadamente. Se a sua empresa comercializa muitos produtos importados, por exemplo, convém acompanhar o preço do dólar. Se ele apresentar uma sólida tendência de queda, provavelmente o seu estoque ficará mais barato e você poderá se abastecer gastando menos.

Como aproveitar? Tente monitorar as oscilações do câmbio enquanto mantém contato direto com os seus fornecedores. Programe-se para adquirir estoque pelo menor valor possível antes que o preço dos insumos volte a subir.

??Threats - Ameaças: aspectos de contexto que você precisa tomar cuidado

As ameaças ocupam o lugar oposto às Oportunidades. Aqui, falamos de eventos externos, alheios ao controle de sua empresa que têm a potencialidade de prejudicar de alguma forma as suas operações, as suas vendas e/ou a eficácia de sua gestão. Naturalmente, nenhuma empresa gosta de ameaças, mesmo assim, é muito importante ter ciência desses contextos negativos que podem trazer riscos.

Quando tratamos de ameaças às empresas, as palavras de ordem são: identificar, compreender, calcular impactos, prever ameaças, mitigar riscos e minimizar prejuízos ao máximo possível.

????Vamos tentar entender alguns exemplos de ameaças que podem interferir na realidade de diversos empreendimentos.

✅Exemplo 1: a concorrência é, sem dúvida, uma grande ameaça para qualquer empreendimento. Ainda que os seus concorrentes não sejam tão fortes ou tão grandes, é sempre bom manter um olho vivo neles, pois todo cliente que eles conquistam são consumidores que não estão comprando com você. Sempre que um novo concorrente aparece no mercado, é fundamental redobrar a atenção.

Como superar? É preciso estudar a concorrência e entender em que pontos ela é forte. Buscar promoções e demais ações corporativas que atacam a fraqueza dos demais empreendimentos e prestar um bom atendimento para se consolidar no mercado.

✅Exemplo 2: uma boa relação com os fornecedores da sua empresa é um fator de sucesso, mas em constante oscilação. Se o seu fornecedor começa a levantar os preços de maneira significativa, ele se torna uma ameaça que limita o seu lucro e pode interferir nos resultados do seu negócio. A escassez de fornecedores também pode ser um problema, especialmente se o produto ou serviço comercializado tiver boa demanda em seu negócio.

Como superar? Mesmo antes de abrir uma empresa, é preciso ter um bom planejamento de quais fornecedores irão integrar a carteira de compras. Faça uma gestão eficiente dos fornecedores, acompanhando os valores de compra ao máximo possível e planejando os melhores momentos para a compra de estoque.

✅Exemplo 3: o Brasil tem uma economia muito instável. Mesmo nos momentos de tranquilidade econômica, sempre há períodos de “vacas magras” entre os consumidores. Se a sua área de atuação é muito sensível a oscilações no consumo, como empresas de bens e serviços não duráveis, as idas e vindas da economia podem ser uma ameaça bem sensível com a qual o seu empreendimento precisa tomar bastante cuidado.

Como superar? Acompanhe os números da economia, mas principalmente, monitore os hábitos de compras dos seus clientes. Em tempos de economia fraca, o consumo cai, mas um movimento se destaca: aumento do consumo de produtos e serviços mais baratos. Pode ser uma medida interessante ampliar o estoque para este tipo de mercadoria.

Como fazer uma Análise SWOT?

Agora que já entendemos de que se trata e esmiuçamos cada item da análise SWOT, vamos explicar como realizar este instrumento.

Como você pode ter percebido, a análise SWOT é baseada em informações que vêm de muitas fontes, tanto internas, quanto externas. Por isso, não tem um único jeito certo de se realizar esta estratégia. Cada empresa tem uma forma própria de fazer a análise de acordo com a sua realidade e suas características.

O primeiro passo é reunir a equipe de gestão e decidir quem fica com o quê. Divida as fontes de informação para que possa apurar adequadamente as forças, as fraquezas, as oportunidades e as ameaças que fazem parte da realidade do seu negócio.

Depois, as informações, já interpretadas, podem ser centralizadas pela gestão da empresa que fará a reunião e a consolidação dos dados. Se a sua empresa for pequena, com uma equipe enxuta, os funcionários ficam com mais funções. Entretanto, empresas menores se relacionam com menos fatores internos e externos, por isso, mesmo uma pequena equipe pode ser suficiente para coletar as informações.

Também existe no mercado empresas de consultoria empresarial que vendem a análise SWOT como um serviço. Portanto, caso você não se sinta seguro para fazer a própria análise SWOT, contratar um terceiro pode ser uma saída. Pode custar caro, mas você garante a lisura das informações a partir de um agente externo que não está sujeito aos vícios organizacionais que podem estar inseridos em seu empreendimento.

Contudo, recomendamos que o empreendedor faça o exercício de uso da análise SWOT junto com a sua equipe de colaboradores. Este pode ser um bom exercício de motivação, conhecimento da empresa e do mercado que pode ser útil na hora da tomada de decisões. Ao coletar dados para a análise, você, gestores e colaboradores mergulham nos processos e contextos do negócio.

De que maneira a Análise SWOT é divulgada ou publicada?

Uma análise SWOT pode ser apresentada de várias maneiras. É muito comum que ela seja disposta como uma tabela dividida em quatro campos. Em cada um desses campos, uma das letras. Os campos são preenchidos com os tópicos que integram cada divisão, seja de maneira sucinta ou com uma breve explicação sobre cada tópico elencado pela análise em si.

É muito comum também que a análise SWOT, além da tabela, seja elaborada na forma de um relatório completo, feito em texto corrido. Neste caso, é como se a análise fosse uma espécie de diagnóstico empresarial que tem um valor vital para o planejamento estratégico da empresa.

Esta análise SWOT feita em relatório é mais completa e pode conter indicadores, estatísticas, tabelas, gráficos e outros elementos impressos que podem ajudar em uma compreensão mais completa da realidade da empresa.

Como este documento pode ser aproveitado pela empresa?

No dia a dia do negócio, uma análise SWOT pode ser aproveitada de várias maneiras. A forma mais comum é que ela fique de posse da equipe gestora em seus maiores níveis hierárquicos. Como seus membros são os principais tomadores de decisão da empresa, é corriqueiro que estes gestores consultem o relatório da análise antes da tomada de qualquer decisão importante.

Entretanto, a análise SWOT também pode ser disponibilizada aos demais funcionários do empreendimento. Uma versão resumida pode ser entregue a colaboradores que estejam entrando na empresa, no momento do treinamento, ou até mesmo disponibilizadas em um mural interno da empresa para que possam ser vistas por qualquer funcionário.

A disponibilização da análise SWOT para a equipe de colaboradores pode ser um fator importante de motivação para a equipe.

Com que frequência realizar uma Análise SWOT?

Não existe uma única resposta certa para esta pergunta, pois cada empresa utiliza a análise SWOT de acordo com suas próprias características e necessidades.

Entretanto, vamos mencionar aqui os usos mais comuns para a elaboração ou a atualização de uma análise SWOT:

✅Abertura de empresa: análise SWOT serve como estudo precursor para a abertura de um novo empreendimento.

✅Anualmente: todos os anos, a empresa olha para si mesma e para o mercado com a intenção de entender suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

✅Na hora de realizar um grande investimento: se a empresa está para expandir suas operações ou mudar de modelo de negócio, convém fazer uma análise SWOT para também fazer um diagnóstico do que pode mudar em cada um de seus itens.

✅Na hora de comprar outra empresa: se o seu empreendimento está comprando outra empresa, a fusão ou a aquisição podem interferir diretamente na realidade do novo empreendimento. Por isso, uma análise SWOT vem muito a calhar

Os erros mais comuns da hora de fazer a Análise SWOT

A análise SWOT tem importância fundamental para os empreendimentos, mas precisa ser feita com cuidado. Em caso de equívocos, este instrumento que era para ser estratégico acaba virando um problema para a sua empresa.

??Veja os erros mais comuns que as empresas cometem ao realizar uma análise SWOT:

✅Informações incompletas ou desatualizadas : a coleta de informações é uma das principais etapas da análise SWOT. Caso os dados usados como base para a análise sejam incompletos, incorretos ou desatualizados, a análise pode falhar em oferecer um diagnóstico preciso sobre a situação de sua empresa, tornando-se ineficaz.

✅Posicionar as informações nos campos errados : pode parecer besteira, mas é muito comum que empresas posicionem informações nos campos errados da análise. Especialmente confundindo forças com oportunidades, fraquezas com ameaças. Colocar cada informação em seu lugar correto é importante para que as decisões estratégicas tomadas com base na análise levem em conta os fatores e os agentes certos.

✅Não ouvir os funcionários : como dissemos, é muito importante que a análise SWOT seja feita de maneira coletiva entre membros de diferentes níveis hierárquicos da empresa. Não dar voz aos níveis mais baixos pode significar perder informações de grande importância para as decisões estratégicas da empresa.

✅Publicação mal feita : mesmo uma boa análise precisa de uma publicação eficiente. Capriche na diagramação e na elaboração do documento em si. Afinal, ele representa todo o esforço da análise SWOT.

Como você viu, a Análise SWOT pode fazer a diferença para o sucesso de uma empresa. Esperamos que este conteúdo tenha sido proveitoso para você e desde já recomendamos a leitura de outros de nossos conteúdos. Até a próxima!