Aplicativos essenciais para os novos empreendedores!

Nos dias de hoje, os empreendimentos precisam aproveitar ao máximo possível tudo o que a tecnologia proporciona a negócios de diferentes portes. Muitos aplicativos de computador, smartphones e tablets podem tornar a sua atuação empresarial muito mais assertiva, econômica, estratégica e bem sucedida.

Os aplicativos digitais podem ser aproveitados pelas empresas e pelos empreendedores de diversas maneiras. O melhor de tudo é que existem aplicativos especializados em cada setor empresarial. Por isso, você pode usar apps para gestão financeira, operacional, RH, comercial, marketing, organização pessoal, entre outras finalidades.

Pensando nisso, o Sebrae preparou este artigo com dicas de alguns aplicativos muito úteis para os novos empreendedores. Traremos aqui mais detalhes sobre alguns aplicativos que podem ser usados para o empreendedor enquanto profissional, bem como outros apps que podem ser implementados no dia a dia do seu novo empreendimento. Esperamos que o conteúdo seja útil e traga boas dicas para os seus negócios.

Organização pessoal, profissional e comunicação integrada

Todo empreendedor precisa ser organizado, tendo um lugar certo para guardar, editar, movimentar e armazenar seus arquivos. Essa organização se torna ainda mais eficiente se ele puder ter acesso não apenas aos próprios dados, mas também gerenciar as informações dos demais colaboradores da equipe. Vamos dar alguns exemplos de ferramentas digitais que ajudam nessa função.

? Google Workspace

O Google Suite não é uma única ferramenta, mas um pacote de aplicativos que podem ser extremamente úteis para a gestão administrativa e a rotina profissional do seu empreendimento. Para uso pessoal, as ferramentas são gratuitas. Para uso empresarial, a plataforma tem um custo mensal calculado conforme o número de usuários cadastrados.

O Workspace inclui diversas ferramentas, como:

✔️Gmail personalizado: e-mail com domínio próprio nome@suaempresa.com;

✔️Meet: app de videochamadas com possibilidade de gravação, fundamental para home office ou comunicação com clientes;

✔️Chat: comunicação para a equipe da empresa;

✔️Agenda: organização de cronograma integrado;

✔️Drive: armazenamento em nuvem para a empresa;

✔️Apps office: documentos, planilhas e slides;

✔️Entre outros.

? Microsoft Teams/ 365 Business

A Microsoft também tem um suite de aplicativos para gestão pessoal, profissional e empresarial. As soluções oferecidas por ela são bastante semelhantes às oferecidas pelo Google. Neste caso, as preferências pessoais de cada empreendedor são responsáveis pela decisão de qual solução contratar.

As soluções para uso pessoal são gratuitas. O custo para uso empresarial também é bastante semelhante ao anterior. Calculado por usuário/mês no pacote Microsoft 365 Business Basic, o pacote mais simples disponível.

As ferramentas incluídas pelo Microsoft 365 são:

✔️Teams: ferramenta integrada que inclui agenda, chat, videochamadas e Hotmail personalizado;

✔️Ferramentas do Office 365: Word, Excel, PowerPoint que dispensa apresentações;

✔️One Drive: armazenamento em nuvem integrado entre os usuários da equipe.

Tanto o Google Workspace como o Microsoft 365 têm a característica importante de incluir ferramentas colaborativas. Por isso, você empreendedor pode ter uma visão ampla do que está sendo feito, armazenado e produzido pelo setor administrativo de seu empreendimento.

? Trello

O Trello também é uma ferramenta muito utilizada na gestão empresarial, e tem como principal função ser um organizador de atividades. Ele é bastante útil para empreendimentos cujas atividades se concentram principalmente no escritório, mas também pode ser usado por outros tipos de empresa na área administrativa.

Uma vantagem que o Trello oferece é a sua organização visual prática e bastante fácil de usar. Os usuários podem definir diferentes categorias para as atividades, a partir de seu grau de prioridade ou outras características. Assim, chefes e coordenadores têm uma visão mais clara do que seus subordinados têm para fazer, estão fazendo, já fizeram ou terão que refazer.

Cada selo do Trello permite ainda a atribuição de mensagens, chat direto, anexo de arquivos, bem como atribuição de diferentes níveis hierárquicos, para que apenas os coordenadores autorizados possam alterar o status das atividades, otimizando a rotina de trabalho dentro da empresa.

O Trello também pode servir como um bom repositório de informações úteis aos funcionários. Assim, todos os documentos que eles precisam ter a disposição podem ser facilmente encontrados. A ferramenta tem uma versão gratuita, com até 10 quadros por time. Depois, tem as versões Business Class e Enterprise, mais completas.

? Slack

O Slack é uma ferramenta dedicada especialmente à comunicação em grupo. Com ela, toda a equipe da sua empresa fica permanentemente conectada, mas de uma forma muito mais organizada. O Slack tem diferentes canais, nos quais os colaboradores podem ser posicionados de acordo com o seu trabalho.

Por exemplo: um funcionário do setor financeiro da empresa pode estar matriculado em pelo menos dois canais: o canal do setor e o canal geral. Caso o setor financeiro tenha comunicação direta com a gestão central do negócio, pode haver também um canal financeiro + administrativo, com membros das duas equipes.

Muitas empresas fazem a sua comunicação a partir do WhatsApp. Embora ele seja uma ferramenta muito útil para a comunicação com clientes, ele não é o instrumento mais adequado para comunicação interna da empresa. Como ele compila diversos contatos de dentro e fora da empresa, ele pode dispersar a atenção dos funcionários.

Além disso, o esquema de cores do design do Slack evita que aconteça algo muito comum no WhatsApp: usuários mandarem mensagens para contatos ou grupos errados, situação que pode acarretar ruídos de informação ou até mesmo constrangimentos para a empresa, seus colaboradores e clientes.

O Slack permite integração com outros aplicativos. Conheça a versão gratuita limitada, que já pode servir bem ao seu negócio, ou as opções pagas que são mais completas.

Além do Microsoft Teams, do Google Meet e do Slack, há outras ferramentas de comunicação instantânea que podem ser úteis à sua empresa, caso você queira pesquisar. Conheça o Discord, o Zoom e o Jitsi Meet, muito utilizados para conferências entre membros da empresa e/ou reuniões com clientes.

? Notion

O Notion é um aplicativo de Workspace que ganhou bastante notoriedade entre usuários empreendedores do Brasil e do exterior. Ele possui diversas usabilidades que o tornam bastante popular tanto para empresas de pequeno porte, como grandes empresas com mais de mil funcionários.

Entre as suas funcionalidades estão:

✔️Mapa do produto: possibilidade de elaboração e alteração de mapas de desenvolvimento de novos produtos;

✔️Procedimentos de engenharia: ferramentas para coordenar lançamentos de produtos, codificar processos e administrar entregas/fretes;

✔️Recursos de RH: crie uma wiki com todos os documentos trabalhistas de sua empresa, coordene processos seletivos e faça o treinamento dos novos funcionários;

✔️Ferramentas de design: sistema com diversas ferramentas, figuras e tipografias para você desenhar seu próprio logotipo e identidade visual ;

✔️Vendas: oferece ferramenta própria de gestão de clientes (CRM), além da possibilidade de compartilhar entre os vendedores o mesmo Playbook ,documento com técnicas de venda específico da empresa;

✔️Ferramentas de Marketing: permite a criação de um calendário de conteúdo, bem como de um guia de estilo, totalmente administrável por abas que facilitam a visualização.

O Notion é um aplicativo com versão pessoal gratuita e versão empresarial paga.

? Evernote

O Evernote é um aplicativo já bastante conhecido, que pode ser utilizado gratuitamente. Embora ele não tenha uma finalidade estritamente empresarial, milhares de empreendedores utilizam esta ferramenta como um apoio pessoal de organização, lembretes e organização de conteúdo.

É um app bastante simples, cuja função é a criação e o armazenamento de notas pessoais que podem ser escritas de forma manuscrita, digitadas em texto, fotos ou notas de áudio. O seu conteúdo é armazenado na nuvem, por isso, pode ser facilmente acessado de qualquer dispositivo e de qualquer lugar que tenha acesso à internet.

Utilize esta ferramenta para fazer notas de reuniões ou anotar qualquer informação que você ache útil ao longo de seu trabalho como empreendedor. Como é bastante leve, o Evernote é compatível com quase todo dispositivo Android, todos os iPhones, além de rodas no Windows, no Linux e no Mac.

? Hi App

O Hi App é um aplicativo bastante leve e simples, mas que pode proporcionar boas vantagens para a sua atuação enquanto empreendedor, especialmente na hora de ampliar o seu network, conversar com novos clientes, fechar parcerias com outras empresas ou contratar novos funcionários.

Basicamente, o Hi App é uma ferramenta para a criação, edição e compartilhamento de cartões de visita 100% digitais. Embora muita gente ainda tenha cartões de visita impressos em papel, os cartões de visita digitais também são bastante versáteis e super fáceis de compartilhar com dezenas ou até centenas de pessoas instantaneamente.

Ele tem uma série de layouts pré-definidos que você pode combinar com diferentes fontes, imagens e informações a fim de criar um cartão de visita virtual que é único e seja a sua cara. Você pode inserir o logotipo de sua empresa e até mesmo criar um QR Code para que o cartão de visita seja escaneado e redireciona o usuário automaticamente para a página de sua empresa na internet.

Ele também tem uma funcionalidade muito interessante: permite a criação de diferentes cartões de visita. Isso é bom porque você poderá usar um cartão de visita digital personalizado de acordo com a ocasião no qual o arquivo é compartilhado. Você pode ter um cartão diferente para um jantar, um evento, uma palestra, uma negociação com cliente ou um papo informal com outros empresários.

O app pode ser integrado a outros aplicativos, o que permite que você possa em instantes gerar um cartão de visitar e enviá-lo via e-mail, WhatsApp ou outro para a pessoa interessada. Tudo isso com o seu celular.

Ele também serve como um gestor de contatos. Você pode escanear o cartão de visita físico ou virtual de outra pessoa e armazená-lo no Hi App, encontrando um contato facilmente sempre que você precisar.

? WhatsApp Business

Toda empresa que presta atendimento direto a consumidores finais (B2C) precisa de uma ferramenta dinâmica, prática, simples e segura de comunicação direta com estes clientes. Sem dúvidas, o WhatsApp Business é uma ferramenta que cumpre com essas demandas e pode facilitar bastante o atendimento do seu negócio aos consumidores.

O WhatsApp Business é bastante simples, por isso, pode ser operado por você ou qualquer um de seus funcionários. Além disso, quase todo cliente no Brasil também é usuário de WhatsApp, por isso, é uma ferramenta muito acessível aos seus consumidores. Mensagens automáticas e mensagens personalizadas agilizam o seu atendimento, reduzindo o tempo de espera dos clientes.

Além disso, o WhatsApp Business foi desenvolvido para ser facilmente integrado a outros aplicativos. Por isso, a sua empresa pode contratar um chatbot que anota pedidos e encaminhar os diálogos dos seus clientes automaticamente, reduzindo os custos operacionais da empresa e melhorando o grau de satisfação do atendimento.

Se você já possui o WhatsApp normal em seu dispositivo, basta migrar para uma conta empresarial. Você também pode utilizar o programa no computador, com a versão Web ou baixada.

Ferramentas para gestão financeira

A gestão financeira pode não ser a alma, mas é o coração de qualquer empreendimento. O cuidado com o recurso da empresa, independentemente do seu porte, precisa ser uma prioridade. Neste item vamos sugerir alguns apps simples, mas bastante úteis, para que você possa gerir os recursos financeiros pessoais e do seu negócio.

? Internet banking da sua instituição ou mediador de pagamentos

Um aplicativo que você precisa ter e observar constantemente é o app do internet banking do qual você é cliente. Através dele você fará transações financeiras e poderá acompanhar como andam as contas do seu empreendimento. Uma dica aqui é: sempre separe a sua conta bancária pessoal da conta empresarial. Porém, se elas forem do mesmo banco, facilita a sua vida.

Além disso, tenha sempre disponível o app do seu mediador de pagamentos. Com ele você poderá administrar a maquininha de cartões de crédito, monitorar os valores que você tem a receber e até mesmo fazer transações ou receber pagamentos via PIX com o QR Code, usando esta tecnologia que foi lançada em novembro de 2020 para os usuários pessoa física e jurídica.

? Warren

Muitos empreendedores também são investidores. Investir é uma forma de ter uma renda alternativa e quem sabe expandir a receita já gerada pela empresa. Um bom aplicativo para a realização de investimentos é o Warren, app autorizado pela Comissão e Valores Mobiliários (CVM) e associado à Associação Brasileiro das Entidades do Mercado Financeiro e de Capitais.

O app possui uma estrutura bastante prática para aplicar recursos em diferentes ativos, além de ferramentas úteis para a visualização ampla e estratégica dos investimentos, os objetivos do investidor e o desempenho de suas aplicações. A Warren é uma corretora de ativos. Por isso, o uso de seu app inclui taxas. Quem investe também paga IOF e Imposto de Renda.

? GuiaBolso

O GuiaBolso é um aplicativo bastante versátil para os empreendedores, porque ele permite que o usuário faça a gestão integrada tanto de suas finanças pessoais, como de suas finanças empresariais. Tudo no mesmo app, porém em módulos diferentes para que o empreendedor não acabe se confundindo entre tantos números.

Como as informações do aplicativo são criptografadas, você pode ter a certeza de que os seus dados e as informações de sua empresa estão em segurança, com nível de sigilo bancário. Use o app para monitorar entradas e saídas das suas contas pessoais ou das finanças da empresa; consultar opções e condições de empréstimos; fazer consultas nos cadastros de proteção de crédito sobre o seu CPF/CNPJ, entre outras ações.

O GuiaBolso oferece cartão de crédito e conta digital. O app pode ser usado para Android, iOS ou ser utilizado no computador sem custo.

? MEI

Caso você seja um Microempreendedor Individual (MEI), é bastante recomendável que você tenha em seu dispositivo o aplicativo oficial do MEI para Android e iOS. Mas atenção: na hora de baixá-lo, tenha a certeza de que está baixando o aplicativo oficial, feito pelo Governo do Brasil. Isso porque nas app stores tem dezenas de outros apps com este mesmo nome que não são oficiais e podem até mesmo roubar os seus dados.

O aplicativo do MEI compila em seu dispositivo móvel todas as funções que também estão disponíveis, dentre elas: a emissão da guia mensal de pagamento, consultas para verificar a condição do CNPJ, o certificado de MEI, a solicitação da alteração de dados, entre outros dados. 

Acesse:

?? https://receita.economia.gov.br/programas-para-download/dispositivos-moveis/app-mei

?? https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/aplicativosebrae

Ferramentas para gestão comercial e de marketing

Não importa se a sua empresa vende para o consumidor final (B2C) ou para outros empreendimentos (B2B), para vender bem é necessário ter organização. Alguns aplicativos facilitam a gestão das vendas e do estoque, bem como sobre o gerenciamento das campanhas e estratégias de marketing que a sua empresa adota.

Vamos conhecer alguns bons exemplos?

? RD Station e Mailchimp

O RD Station e o Mailchimp tem funcionalidades parecidas e são muito utilizadas por empresas que utilizam técnicas de Marketing Digital. A principal função destes aplicativos é realizar a gestão de campanhas de Mail Marketing, mas eles também podem oferecer outras funcionalidades muito úteis se a sua empresa também faz campanhas nas redes sociais.

Através destes sistemas, a sua empresa pode gerir listas de e-mails, gerar mensagens personalizadas para cada usuário, verificar a taxa de abertura e a taxa de clique de cada e-mail, o que permitirá determinar a taxa de conversão de cada uma de suas campanhas. As ferramentas são oferecidas como SaaS e possuem um custo mensal.

? Qipu

O Qipu é um aplicativo bastante versátil que permite às empresas cumprir com suas obrigações legais e contábeis. Ele foi lançado em uma parceria entre o Sebrae e o Buscapé, tendo como principais funções a emissão de recibos de venda e de notas fiscais. Simples e fácil de usar, o Qipu facilita o cotidiano do empreendedor nas suas obrigações acessórias.

O app de gestão empresarial é gratuito. Se você precisar emitir notas fiscais ou fazer contabilidade, é cobrada uma taxa mensal bastante acessível.

? PDV de sua preferência

Se a sua empresa comercializa produtos, é preciso ter um app de Ponto de Vendas (PDV). Existem centenas de opções no mercado, e é muito comum que as empresas contratem PDVs de empresas cuja sede está próxima de sua região, para facilitar a prestação de suporte. O PDV serve para gestão de pedidos, de estoque e para emissão de nota fiscal de venda.

? Ferramentas para gestão de pessoal

Mesmo que a sua empresa tenha poucos funcionários ainda, é muito importante que seus direitos e obrigações trabalhistas estejam bem sistematizados e organizados em um banco de dados eletrônico de fácil acesso e utilização. Isso inclui ficha de ponto, registros de férias, aumento de salário, entre outros detalhes. Conheça algumas de nossas sugestões:

1️⃣ Xerpa

Contratações, demissões, férias, aumentos, 13º, holerites, contracheques e outros detalhes do RH são burocráticos e exigem bastante cuidado por parte da equipe responsável. Tradicionalmente, as empresas lidam com documentos em papel, cópias, autenticações e reconhecimento de firma para assegurar toda a lisura dos procedimentos trabalhistas.

O Xerpa oferece a possibilidade de fazer toda essa gestão por meios eletrônicos, sem a necessidade de papel e sem que o colaborador ou a empresa tenha de ficar movimentando documentos em cartórios. A empresa também disponibiliza o controle de ponto online, que pode ser feito pelo dispositivo do colaborador conectado ao wi-fi de sua empresa, entre outras funcionalidades.

2️⃣ Bitrix 24

O Bitrix 24 é um app com várias funções, dentre elas, a de Sistema de Gestão de Recursos Humanos Gratuito (SGRH). Com ele, você pode publicar o organograma de sua empresa para que todos os colaboradores possam ter acesso, além da promoção da comunicação interna da empresa, servindo como uma espécie de intranet. Um local onde funcionários encontrem documentos e registros trabalhistas de suas atividades de maneira simplificada.

Os aplicativos mencionados neste material são apenas alguns exemplos da variedade de serviços online, pagos e gratuitos, que você pode encontrar para o seu empreendimento. Pesquise, análise e identifique qual aplicativo melhor se adapta à realidade de sua empresa. O importante é que você não deixe de utilizar a tecnologia para deixar a administração e o planejamento de sua empresa mais eficiente e menos custoso.

Estes e outros aplicativos são soluções versáteis e de baixo custo que reduzem burocracias, tornam o cotidiano da empresa mais prático, reduzem custos operacionais e melhoram a relação entre funcionários, bem como a relação dos colaboradores com a chefia da empresa. Por isso, é muito importante que você conheça as principais soluções e implemente em seu negócio toda tecnologia que puder servir de auxílio aos seus processos empresariais.

Com a tecnologia em nuvem, que a maioria destes aplicativos utiliza, você e seus colaboradores podem acessar as informações dos apps de qualquer dispositivo, fixo ou móvel, em qualquer lugar do mundo, desde que o dispositivo tenha acesso à internet. Alguns deles disponibilizam até mesmo uso offline.

Note que alguns destes aplicativos também podem ter um uso pessoal. Isto porque, além de gestor de empresa, você também precisa organizar a sua própria atuação profissional e suas finanças pessoais. Só assim, você conseguirá ter um controle mais assertivo sobre o seu negócio sem perder de vista a sua própria carreira e a construção do seu patrimônio próprio. 

Para saber mais sobre estas e outras ferramentas que podem ajudar no dia a dia da gestão da sua empresa, acesse https://youtu.be/aNUk2VU7Tu8

Esperamos que este conteúdo tenha sido de grande valia para você, empreendedor. Recomendamos a leitura de outros conteúdos do Sebrae. Visite o nosso escritório mais próximo para conhecer nossas soluções. Até a próxima!